À mesure que les restrictions liées à la COVID sont levées dans le monde, les entreprises et les organisations ressentent de plus en plus vivement l’envie de revenir aux évènements en présentiel tels que les activités de promotion du travail en équipe (« team building »), les fêtes d’entreprise et les évènements destinés aux clients. Nous avons dû attendre deux longues années, mais nous voilà enfin à nouveau en mesure de nous rencontrer en de telles occasions ! Cependant, la question la plus importante est : êtes-vous prêts à réorganiser des évènements en présentiel ?

Les évènements peuvent reprendre et la demande à cet égard est donc considérable. En effet, de nombreuses activités reportées se retrouvent maintenant programmées. Malheureusement, les ressources dans le secteur événementiel sont probablement limitées et il conviendra d’en tenir compte. Voici nos conseils pour vous aider à vous préparer et à assurer que tout se déroule comme prévu.

1) Réservez suffisamment à l’avance

• Qu’il s’agisse d’un lieu, d’un fournisseur ou de tout autre partenaire actif sur le marché des réunions, des conférences et des expositions, assurez-vous de le réserver suffisamment à l’avance. Les évènements en présentiel ou en format hybride reprennent et la demande risque donc de dépasser l’offre. Commencez à les préparer assez tôt, idéalement deux mois à l’avance.

2) Vérifiez les conditions d’annulation

• Nul ne sait si la COVID pointera à nouveau le bout de son nez et nous mettra des bâtons dans les roues. Vérifier les conditions d’annulation vous évitera de mauvaises surprises si vous devez modifier la date de la réunion.

3) Prévoyez un plan B, voire un plan C

• N’oubliez pas que vous devez être prêts au cas où des restrictions devaient à nouveau être imposées. Préparez avec soin plusieurs scénarios possibles et décidez des mesures supplémentaires potentiellement utiles pour votre évènement, telles que le Covid Safe Ticket, les masques buccaux, la distanciation physique de 2 mètres, le gel hydroalcoolique, etc.
• Il est également intéressant de prévoir un lieu ou une plateforme comme solution de rechange. De cette manière, si, en toute dernière minute, votre évènement en présentiel ne peut être organisé ou doit être écourté, vous pourrez toujours passer à un format en ligne. Examinez les options qui s’offrent à vous et établissez un plan d’action.
• Plus vos plans seront flexibles, plus il sera facile, le cas échéant, de les modifier.

4) Créez une feuille de route ainsi qu’une check-list

• Dressez une liste de ce qui doit se produire avant, pendant et après votre évènement. Une feuille de route spécifique à votre évènement permettra que toutes les personnes impliquées dans son organisation sachent précisément ce qu’elles doivent faire, où et quand. Une feuille de route professionnelle est indispensable pour vous assurer de couvrir chaque aspect de votre évènement et que tout se passe correctement. Excel vous permettra d’en créer une facilement, mais vous pouvez trouver en ligne d’autres outils qui vous seront utiles à cet égard.
• N’oubliez pas que le personnel et le matériel seront limités à cause d’une augmentation des évènements. Vous n’avez certainement pas envie de devoir faire des changements de dernière minute. Utiliser une check-list vous permettra de n’oublier aucun détail et de travailler de façon consciencieuse et structurée. Tous ces petits détails vous permettront de transformer un évènement réussi en une expérience mémorable !

5) Concentrez-vous sur l’expérience

• L’expérience générale que les participants retirent d’un évènement reste importante, car elle signifie qu’ils en garderont une image positive et que votre message demeurera ancré dans leur esprit. Cependant, la cohérence est le maître-mot. Personne ne se souviendra du hall d’entrée digne d’un post Instagram si les toilettes sont sales. Le plaisir qu’auront ressenti les participants parce que vous avez prévu un moment de réseautage et de socialisation à la fin de votre évènement sera vite oublié s’ils passent des heures à faire la file pour sortir du parking parce qu’il n’y a qu’une seule sortie pour des milliers de visiteurs.
• Concentrez-vous donc sur l’expérience engendrée par l’évènement, non seulement pour les réunions en présentiel, mais aussi pour celles qui se tiennent en ligne. De fait, l’expérience vécue par vos participants lors d’une rencontre en ligne est probablement plus importante encore que pour un évènement en présentiel. Lors d’un évènement en ligne, vous ne pouvez pas vous promener dans la salle et ressentir l’atmosphère générale. Dans ce cas, les détails seront donc fondamentaux. Heureusement, et en partie grâce à la pandémie, les nombreuses plateformes interactives disponibles sur le marché améliorent l’expérience événementielle. Il existe également un vaste éventail d’outils supplémentaires qui vous aident à ajouter une plus-value, notamment les systèmes de votes qui ne sont qu’un exemple parmi bien d’autres.
• Avez-vous déjà entendu parler de la « peak-end rule » ? Il s’agit d’un modèle psychologique en vertu duquel les participants jugeraient un évènement sur la base de moments précis, plutôt que sur celle de l’expérience dans son ensemble. Quels sont les moments précis dont vous vous souvenez le plus longtemps ? En général, ce sont ceux qui caractérisent l’apogée et la fin d’un événement. Ce principe vous sera donc plus qu’utile si vous souhaitez renforcer l’impression générale de l’évènement.

6) Demandez un soutien professionnel si besoin est

• Qu’elles optent pour le présentiel, un format hybride ou en ligne, les entreprises confient de plus en plus l’organisation complète de leur évènement à un seul partenaire. Elles cherchent une personne qui prendra en charge chacun des aspects de l’organisation, tant pour les formules en ligne que pour celles en présentiel. Les nouvelles technologies et les organisations hybrides ne sont pas près de disparaître, et elles demandent un certain niveau d’expertise technique. Il est donc judicieux de faire appel à des personnes expérimentées qui pourront vous conseiller comme il se doit.

Avez-vous besoin d’organiser un évènement en ligne, un webinaire, une conférence hybride ou en présentiel ? Nous serons heureux de vous aider ! Le large éventail de services que nous offrons, combiné à notre vaste expertise technique des évènements en présentiel, en ligne ou hybrides constitue un atout unique.

Chez Presence, nous voulons toujours fournir une expérience événementielle inoubliable avant, pendant et après l’évènement ! C’est la raison pour laquelle nous faisons passer vos besoins et vos attentes en priorité et que nous proposons des solutions sur mesure.

Vous souhaitez en savoir plus sur ce que nous pouvons faire pour vous, pour votre entreprise ou votre organisation ? N’hésitez pas à nous contacter par courriel : events@presencegroup.eu.

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