Le monde des réunions baigne désormais dans une nouvelle réalité, où les réunions et les évènements hybrides sont devenus la norme plutôt que l'exception. Alors que les organisateurs font face à des défis logistiques et techniques qui surviennent lorsque certains participants sont présents en ligne et d’autres en personne, le succès de ces évènements hybrides repose sur une planification et une coordination méticuleuses. Ce guide a pour objectif d’expliquer les éléments essentiels de l'organisation de réunions et d'évènements hybrides, en soulignant leurs avantages, leurs inconvénients potentiels et les principales considérations à prendre en compte pour assurer une bonne expérience pour tous les participants.

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Comprendre les réunions et évènements hybrides

Généralement, les réunions et évènements hybrides permettent l’inclusivité et la flexibilité, car ils offrent aux participants le choix de participer en personne ou en ligne. Cette approche à double format répond à un large éventail de besoins, car elle s’adapte à ceux qui ne peuvent pas voyager à cause de restrictions, de problèmes de santé ou de considérations environnementales. Cependant, tous les évènements ne sont pas adaptés au format hybride. Il est essentiel de déterminer les objectifs de l'évènement ainsi que la nature de la participation attendue, pour s'assurer que le format hybride servira bel et bien à améliorer l'expérience générale, plutôt qu’à y nuire.

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Comment organiser une réunion hybride ?

- Certains de vos participants peuvent, par exemple, se réunir dans une salle de conférence alors que d’autres peuvent suivre cette même réunion à distance.

- Notre technicien est sur place pour mettre en place et tester les équipements matériels (caméras, microphones, casques) et les systèmes nécessaires. Lorsque la réunion débutera, ceux-ci enverront en temps réel le son et la vidéo aux interprètes. De cette manière, tous les participants pourront recevoir l'interprétation en temps réel.

- Si vous avez besoin d'interprétation simultanée lors de votre réunion hybride, les interprètes peuvent travailler à distance. Ils reçoivent un son parfait en temps réel grâce au soutien technique et au matériel que nous fournissons. Les participants reçoivent l'interprétation dont ils ont besoin pour participer à la réunion.

- Le coordinateur de Presence sera votre unique personne de contact. Étant donné que la personne de contact interagit directement avec vous et assure la liaison avec les techniciens et les interprètes, elle est toujours au courant de l’avancée de chaque projet.

- Grâce à la configuration hybride, le preneur de notes peut également travailler à domicile puisqu'il peut suivre la réunion en ligne.

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Avantages et inconvénients des réunions hybrides :

+ Une plus large portée et une meilleure inclusion : les formats hybrides permettent aux participants du monde entier de participer, car ils font disparaître les barrières géographiques et logistiques.

+ Une économie de temps et d'argent : la réduction des frais de déplacement et d'hébergement peut réduire les dépenses, et faire gagner du temps aux organisateurs et aux participants.

+ Des avantages environnementaux : si le nombre de personnes qui voyagent est moindre, l'empreinte carbone de votre évènement diminue considérablement.

+ Une certaine flexibilité et une capacité d’adaptation : les évènements hybrides peuvent s'adapter à l'évolution des mesures et des restrictions en matière de santé, et garantissent ainsi le bon déroulement de la réunion, quelles que soient les circonstances externes.

+ Une participation accrue : les outils numériques avancés offrent des moyens innovants pour engager votre public, pour favoriser le réseautage et pour faciliter l'interaction entre les participants en personne et en ligne.

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- Une planification plus compliquée : l'organisation d'un évènement hybride nécessite une coordination minutieuse entre les éléments physiques et numériques, ce qui requiert davantage de préparation et de savoir-faire technique de la part des organisateurs.

- Les risques de la technologie : le succès d'un évènement hybride dépend fortement de la technologie, de la qualité des connexions Internet à la complexité de la plateforme utilisée.

- La difficulté d’assurer une expérience similaire pour tous : pour s'assurer que les participants virtuels se sentent aussi impliqués et valorisés que ceux présents en personne, une planification et une exécution réfléchies sont nécessaires.

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Exigences techniques importantes :

- Une excellente connexion Internet : une connexion Internet stable et rapide est essentielle pour garantir que les diffusions en direct et les interactions peuvent avoir lieu sans interruption.

- Un matériel audio et vidéo de haute qualité : assurez-vous de disposer des caméras et des microphones professionnels pour garantir une vidéo et un son clairs. Prévoyez éventuellement des microphones cravate (lavalier) pour équiper les intervenants, ainsi que des caméras HD pour diffuser des images nettes.

- Une plateforme de diffusion : choisissez une plateforme de diffusion fiable conçue pour les évènements hybrides, dotée de fonctionnalités telles que des sondages interactifs, des sessions de questions-réponses ainsi que de possibilités de sessions en petits groupes.

- Un logiciel interactif : pour engager vos participants, des logiciels interactifs tels que des applications de réseautage ainsi que des fonctionnalités de feedback en direct sont essentiels.

- Une assistance technique sur site : disposez d'une équipe technique qualifiée pendant l'évènement afin de régler immédiatement les problèmes qui surviennent.

- Des sessions d'entraînement pour les conférenciers : assurez-vous que tous les conférenciers, en direct et en ligne, sont entrainés à utiliser la technologie, qu’ils connaissent le format de l’évènement à l’avance, et qu’ils sont familiers avec celui-ci.

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Dites oui à l'avenir avec des réunions et des évènements hybrides

Les réunions et évènements hybrides symbolisent une approche avant-gardiste dont le but est de rassembler les participants en reprenant le meilleur des mondes réel et virtuel pour augmenter leur engagement, et étendre la portée de l’évènement.

Certes, le chemin pour organiser ces rassemblements comporte des obstacles, mais les récompenses (flexibilité, rentabilité, et une empreinte environnementale réduite) permettent de comprendre l'immense valeur qu'ils représentent. Lorsque vous investissez dans une préparation méticuleuse, une technologie de pointe et que vous mettez la priorité sur une expérience sans problème pour les participants, vous plantez le décor parfait pour un évènement dont les participants se souviendront longtemps.

Prêt à transformer votre prochain rassemblement en une expérience hybride inclusive et dynamique ? Ensemble, nous y arriverons. Contactez

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