Meertalig communiceren is tegenwoordig een essentieel bestanddeel van succes: succesvolle bedrijven weten het delicate evenwicht te vinden tussen ambities en substantiële budgetten.

Internationaal opererende organisaties moeten de taal van hun klanten spreken. Bedrijven die buitenlandse markten willen gaan verkennen, moeten hun producten of diensten lokaliseren. De globalisering is voorlopig nog niet ten einde en de behoefte aan meertalige communicatie zal dus alleen maar verder toenemen.

Dat vraagt om een strategische beslissing: zouden bedrijven moeten investeren in een eigen vertaalafdeling of moeten ze hun vertaalwerk uitbesteden? Een aantal punten moet daarbij zorgvuldig overwogen worden:

• Het opzetten en onderhouden van een eigen vertaaldienst is een zeer dure aangelegenheid. U heeft dan weliswaar het voordeel dat interne vertalers uitsluitend voor uw bedrijf werken en zijn ingevoerd in het bedrijfsjargon, maar de nadelen moeten ook zeker niet onderschat worden. Los van de eerder genoemde hoge kosten is vertalen een complex proces dat veel expertise en middelen vereist. Het verwerven daarvan door uw medewerkers kan een zeer tijdrovende aangelegenheid zijn. Vertaalbureaus zijn vaak gespecialiseerd in verschillende vakgebieden en werken hun vertaalgeheugens voortdurend bij op basis van de nieuwe ontwikkelingen in die vakgebieden. Wanneer uw bedrijf snel innoveert en uw meertalige communicatiemedewerkers niet genoeg tijd hebben om het jargon bij te houden, kunt u enorm veel tijd besparen door uw vertaalwerk uit te besteden.
  
• U moet zich realiseren dat vertalingen tegenwoordig tot stand komen met behulp van complexe, gespecialiseerde technologie. Ieder bedrijf dat het rendement op investeringen van zijn vertaalafdeling wil optimaliseren, zal voortdurend moeten investeren in nieuwe software en IT-middelen voor zijn vertaal- en lokalisatiemedewerkers. Vertaalbureaus zijn gewend aan het werken met verschillende soorten hulpmiddelen. Ook kunnen ze omgaan met verschillende bestandsformaten. Op die manier kunnen ze het aanleveringsproces voor hun klanten een stuk efficiënter maken. Daarnaast beschikken ze over de benodigde expertise om werkstromen af te stemmen op de eisen van elke klantenorganisatie en elk project.
  
• Vertaalbureaus hebben een veel grotere pool van vertalers en kunnen daardoor veel sneller en efficiënter leveren. Ze voegen waarde toe door vertaal, revisie- en redactiewerkzaamheden centraal te coördineren. Dit vertaalt zich in zeer snelle doorlooptijden in tijden van crisiscommunicatie. Interne vertalers beschikken doorgaans niet over de benodigde middelen om dit voor elkaar te krijgen.
  
• Vertaalbureaus zullen uw organisatie hulpmiddelen aanreiken voor het meten van de ROI (Rendement Op Investeringen), zodat u uw kosten kunt bijhouden en uw processen geleidelijk kunt verbeteren. U zult ook samen met een expert van de vertaalpartner van uw keuze KPI's kunnen formuleren. Zo kunt u nagaan of het zin heeft om, bijvoorbeeld, in een bepaalde taal te communiceren of om bepaalde platforms (bijv. sociale media) wel, of juist niet, te gebruiken. Meertalige communicatie vereist al veel investeringen en deze meetkundige functies stellen u in staat om weloverwogen keuzes te maken over wat u in de toekomst niet meer zou moeten doen, of juist meer zou moeten doen.
  
• Wanneer u een professioneel bureau in de arm neemt, wordt er een projectmanager aangewezen, die uw contactpersoon zal zijn. Deze toegewijde professionals behandelen al uw vragen waardoor u kostbare tijd bespaart. Maar ze zijn niet alleen: ze hebben een heel team achter zich dat kan inspringen voor het geval dat ze zouden uitvallen. Ook dat is lastig te realiseren voor een eigen vertaalafdeling.
  
• Uw vertaalbureau is uw bewaarplaats van kennis en een hulpbron voor de verbetering van uw bedrijfsinformatie. Het stelt glossaria samen voor een consequent gebruik van taalregisters, vaktaal en terminologie, en het maakt stijlgidsen die speciaal op ieder afzonderlijk zakelijk project kunnen worden afgestemd. Hierdoor kunt u voortbouwen op wat er al was en zorgt u voor duurzame meertalige communicatie. Het risico van werken met interne medewerkers is dat kennis slinkt of verdwijnt wanneer mensen uw organisatie verlaten, zodat u opnieuw zult moeten investeren in dezelfde middelen.
  
• En, last but not least: voordat een vertaalproject überhaupt van start kan gaan, moeten er bepaalde taken worden uitgevoerd. Als dat niet goed gebeurt, zal het resultaat niet voldoen aan de verwachte kwaliteitseisen. IT-systemen en software moeten worden geïmplementeerd en volledig worden beheerst door de medewerkers, vertaalgeheugens en glossaria moeten voortdurend worden bijgewerkt en onderhouden, pools van vertalers moeten worden uitgebreid met nieuwe professionals met verschillende specialisaties, er moet een database met referentiemateriaal worden bijgehouden enz.

Betekent dit nu dat werken met interne vertaalmedewerkers een slecht idee is?

In tegendeel!

Bij Presence vinden we het optimaliseren van processen daar waar dat zinvol is zeker de moeite waard. Het begint allemaal met een onderzoek naar uw behoeften en ambities, zodat er een weloverwogen beslissing kan worden gemaakt over de vraag of het zinvol is bepaalde processen uit te besteden dan wel zelf te organiseren.

We hebben al veel klanten geholpen de meest geschikte oplossing voor hun behoeften te vinden, en de ervaring heeft geleerd dat een pasklare aanpak niet bestaat. Iedere organisatie vereist een aanpak op maat. Soms is het zinvol al uw meertalige communicatie uit te besteden. In andere gevallen is het zinvol om bepaalde talen of soorten ondersteuning in te huren, en in weer andere gevallen is het verstandig alleen revisiewerk intern uit te voeren.

Maar alles begint met een goed gesprek, en daar zijn wij goed in! We zijn benieuwd naar uw vertaalbehoeften, neem dus gerust contact met ons op!

‍