Terwijl het Coronavirus wereldwijd slachtoffers maakt, denken organisatoren van vergaderingen en conferenties na over onvoorziene omstandigheden in het geval dat de deelnemers niet kunnen of mogen reizen.  De gezondheid en veiligheid van de samenleving en van de deelnemers heeft voor iedereen die een evenement organiseert natuurlijk de hoogste prioriteit. Evenementen vergen echter een enorme investering in tijd, geld en inspanning, dus het annuleren ervan brengt veel meer kosten met zich mee dan alleen de annulering als zodanig. Wat zijn de opties als uw vergadering of evenement op locatie niet kan doorgaan?

1) Houd de vergadering online

Als het doel van de vergadering is om informatie te delen en vragen of feedback van de deelnemers te verzamelen, is het zelfs erg gemakkelijk om online te vergaderen. Alle presentatoren en toeschouwers, waar ter wereld ze ook zijn, maken verbinding via internet en kunnen de presentaties in hun eigen taal bekijken en horen. Ze kunnen communiceren door chatberichten te sturen of door het woord te nemen. Een dergelijk meertalig webinar kan zeer snel worden opgezet. U kunt de originele data van het evenement aanhouden om er zeker van te zijn dat iedereen aanwezig is. De deelnemers hebben tenslotte de tijd in hun agenda al voor u gereserveerd. Ook kunnen we onze conferentietolken die u voor uw evenement op locatie had geboekt opleiden, zodat ze tijdens uw online evenement kunnen tolken. Dit zal in ieder geval enkele financiële gevolgen van de annulering van uw vergadering op locatie verzachten.

2) Plan een conference call

Voor een korte vergadering of updates waar niet veel interactie voor nodig is, kan een meertalige conference call de perfecte oplossing zijn. Alle deelnemers bellen in naar een virtuele vergaderzaal en het kanaal van hun eigen taal. Omdat er geen limiet zit aan het aantal deelnemers, kunt u een groot publiek bereiken. U deelt uw update en houdt iedereen op de hoogte van het laatste nieuws. De tolken werken simultaan, waardoor de telefonische vergadering niet langer duurt dan nodig.

Klik hier voor een overzicht van de landen met bevestigde gevallen van het Coronavirus COVID-19.