Niemand had in januari 2020 kunnen voorzien welke verrassingen ons te wachten stonden. Het was niets minder dan een totale ontwrichting van de manier waarop we vergaderen en communiceren en van de manier waarop we ons leven leiden.

Bij Presence besloten we dat veerkracht tonen het enige was wat we konden doen. Ondanks het feit dat de COVID-19-crisis al vroeg in het jaar toesloeg, organiseerden we toch 357 live meetings voor onze klanten! Zodra alle landen in lockdown gingen en thuiswerken verplicht werd, gingen bedrijven en organisaties op zoek naar alternatieve oplossingen om hun communicatie op gang te houden. Online vergaderen werd de eerste keuze en aanbieders van virtuele technologie groeiden als nooit tevoren.

Onze eerste prioriteit was om onze klanten op alle grote vergaderplatforms te ondersteunen in meerdere talen, maar ook zonder vertaling als de vergadering in één taal was. We leerden al snel dat onze klanten niet alleen technische assistentie nodig hadden, maar ook moderators voor de vergaderingen, trainingen voor sprekers en presentatoren en veel extra logistiek. En ze waren op zoek naar partners die hen daar van A tot Z bij konden helpen. Presence was hiervoor gemaakt.

Voor online of virtuele vergaderingen moeten het vergaderformat, de duur en het proces volledig worden herzien. We ondersteunden onze klanten met ons full-service concept, zodat ze met een gerust hart konden genieten in de wetenschap dat wij voor ze klaarstonden. We hebben maar liefst 690 vergaderingen met 20 betrokken landen mogelijk gemaakt.

De vraag die iedereen nu heeft is: Gaan we terug naar het organiseren van vergaderingen en evenementen zoals we voor de COVID-19-crisis deden? Wij geloven dat de gebeurtenissen van 2020 de wereld van vergaderingen voorgoed heeft veranderd.

Bedrijven en organisaties hebben ontdekt (er was gewoonweg geen andere keuze) dat online of virtuele vergaderingen echt werken en dat ze veel tijd, moeite en geld besparen. Tel hierbij op dat interactie op deze manier elke ecologische voetafdruk drastisch vermindert en je begrijpt waarom organisaties die zich om duurzaamheid bekommeren waarschijnlijk op deze manier willen blijven vergaderen. Online en virtuele oplossingen zijn volledig groen.

Zullen de vergaderingen dan voortaan volledig virtueel verlopen? Dat is zeer onwaarschijnlijk, want een andere belangrijke les die we tijdens de crisis hebben geleerd, is dat sommige evenementen simpelweg onmogelijk zijn zonder dat we elkaar persoonlijk ontmoeten.

De echte uitdaging voor organisatoren van vergaderingen zal volgens ons zijn om het beste van beide werelden te combineren, zodat vergaderingen en evenementen verrijkt worden met een mix van online en live technologieën.

Presence is er klaar voor om u in elke omgeving te ondersteunen: live, virtueel of hybride (een combinatie van beide technologieën). En we kunnen zelfs krachtige analysetools bieden, zodat u de betrokkenheid van uw publiek en de impact van uw evenement kunt meten en daarmee het format en de inhoud van uw evenement voortdurend kunt verbeteren.

We kijken ernaar uit om in 2021 met u samen te werken en we beloven alvast dat we geen moeite zullen sparen om van uw project een succes te maken. En, zoals altijd, met een glimlach!

‍