Facts & Figures

2020: een jaar vol uitdagingen en tegelijkertijd ook heel wat kansen. Elk bedrijf, elke organisatie of federatie, … kortom iedereen, moest zich in een recordtijd aanpassen aan de veranderde situatie. Voor heel wat van deze instellingen betekende dit ook dat ze genoodzaakt waren om te switchen van live meetings naar online meetings. Maar wat brengt 2021?

Nu wereldwijd steeds meer mensen gevaccineerd zijn tegen COVID-19, zouden we er eindelijk weer aan kunnen denken om onze meetings en events live te laten doorgaan. Maar nu thuiswerken het nieuwe normaal is geworden, hebben online meetings en events zich wel meer en meer ingeburgerd in ons professionele leven. Waar het online aspect en livestreaming voorheen minder prioriteit hadden, werd dit het afgelopen jaar noodzakelijk.

Meetings & Events 2019 t.o.v. 2020

Dat hebben ook onze interne cijfers aangetoond. Zo hebben we in 2020 maar liefst 690 online meetings georganiseerd en gecoördineerd. Een fikse stijging ten opzichte van 2019. Vanzelfsprekend zagen we, omwille van de pandemie, het aantal live meetings dalen.

Q1 Meetings & Events 2019 - 2020 - 2021

Wanneer we de kwartaalcijfers van de afgelopen drie jaar één op één vergelijken, zien we dat we in 2019 nog hoofdzakelijk live meetings mochten organiseren en coördineren. Toen ging slechts 6,6% van alle meetings online door.

Ook in 2020 (Q1) zagen we deze trend nog terugkomen, al merkten we toen al wel de eerste effecten van COVID-19: het aantal live meetings nam licht af en online meetings begonnen langzaamaan hun opmars.

Wanneer we kijken naar 2021, zien we dat er duidelijk een switch heeft plaatsgevonden van live naar online meetings. Waar we in 2019 nog hoofdzakelijk live meetings hielden, vinden meetings in 2021 voornamelijk online plaats.

Los van die switch zien we eveneens dat er meer meetings gehouden worden. Deze meetings zijn kleiner en korter, maar er is wel duidelijk meer communicatie tussen de stakeholders. Vorig jaar was de situatie immers te onzeker, bedrijven stelden hun meetings uit of annuleerden ze. Onze klanten beseffen heel goed dat dit niet de oplossing is. Bedrijven moeten hun communicatie lopende houden, zeker tijdens een crisis.

Wat gebeurde er met EWC meetings?

Wanneer we specifiek kijken naar onze EWC-klanten, zien we dat 95,45% van onze klanten hun EWC online heeft laten doorgaan in 2020. Het werd ook opnieuw duidelijk dat online alternatieven, zelfs voor een EWC, nieuwe mogelijkheden boden.

Wat gebeurde er met vertolking tijdens meetings?

Voor de meerderheid van onze meetings in 2021 hebben we vertolking aangeleverd. Zo bleek tijdens maar liefst 57% van onze meetings vertolking nodig te zijn voor 1 tot 3 talen. De tweede grootste categorie waren meetings met 4 tot 5 talen. 14% van de meetings had zelfs tolken in meer dan 6 talen nodig. Maar ook meetings zonder vertolking stonden op het programma (6%).

Hoe zien wij de toekomst?

Iedereen beseft dat online vergaderen een alternatief is om communicatie lopende te houden en om met elkaar in contact te blijven. Maar aangezien we dit al meer dan jaar volhouden begint er “Zoom-moeheid” op te treden. Sinds de uitbraak van het COVID-19 virus gebruiken meer dan 300 miljoen mensen Zoom, Teams, VoiceBoxer, Kudo of andere virtuele platformen. We spenderen bovendien 30% meer tijd aan online meetings en dat heeft uiteraard invloed op onze mentale gezondheid.

We onderschatten het belang dan ook niet van face-to-face communicatie. Daarom zijn wij ervan overtuigd dat er opnieuw een switch zal komen, maar dit keer van online meetings naar hybride meetings (een combinatie van online en live meetings). Afhankelijk van de COVID-19-restricties per land zal een deel van de medewerkers mogen en kunnen reizen en een deel zal de meeting of het event thuis kunnen volgen.

Hoe zien onze klanten de toekomst?

Eind vorig jaar hielden we onder onze klanten een enquête. We wilden immers graag weten hoe zij de toekomst zagen voor hun eigen meetings en events. Hieruit bleek onder meer dat voor de meerderheid van onze klanten (69,9%) online meetings nu deel uitmaken van hun nieuwe communicatiestrategie.

Zo’n 61% geeft zelfs aan om inderdaad na de pandemie over te schakelen op hybride meetings. Slechts 17,7% zou zich uitsluitend focussen op online meetings.

Als we opnieuw kijken naar onze EWC-klanten, zien we dat ook hier de meerderheid (65%) ervoor kiest om hun EWC online of hybride te laten doorgaan. 35% ziet de online alternatieven eerder voor kleinere meetings, zoals voor hun Beperkt Comité.

De toekomst van de meeting- en eventsector

Door Peter Van Den Steene (CEO van Presence en Paradigma)

Iedereen verwacht dat face-to-face meetings en events zullen worden hervat zodra de COVID-crisis achter ons is. Ongetwijfeld zullen vele organisaties ervoor kiezen om de voordelen van beide werelden te combineren en zogeheten hybride meetings of events organiseren.

Bij deze oplossing zit een deel van de deelnemers in de zaal en een deel van het publiek volgt de hele vergadering op een beeldscherm - waar dan ook ter wereld. Dit zorgt er ongetwijfeld voor dat een nog groter publiek bereikt wordt, terwijl de kosten ook stevig gedrukt kunnen worden.

Maar naar mijn gevoel staat er meer te gebeuren in deze boeiende markt. Online technologieën hebben het meetings- en eventlandschap ingrijpend veranderd en de effecten hiervan zullen we pas over enkele maanden of later beginnen te ontdekken.

De échte uitdagingen voor de meeting planner in 2021, maar nog veel meer in 2022 en daarna, zijn niet enkel het combineren van online en face-to-face oplossingen, omwille van tijdswinst, wijder bereik en minder kosten, maar om beide werelden in te zetten als volwaardige complementaire oplossingen.

We moeten beseffen hoe de COVID-crisis ons beeld van menselijke interactie tussen personen en binnen organisaties en de efficiëntie daarvan grondig heeft veranderd. Mensen zullen ongetwijfeld face-to-face blijven communiceren. We zijn sociale wezens en daar zal niet zo snel iets aan veranderen.

Online oplossingen zullen in de toekomst voor kortere bijeenkomsten echter nog steeds gebruikt worden. Mensen maken namelijk een afweging tussen de tijd en moeite die het kost en het geld dat geïnvesteerd wordt wanneer de meeting live plaatsvindt.Zoals u zich wel kunt voorstellen kan de klant vanwege de vele mogelijkheden nog kieskeuriger zijn.

Beeldt u zich even in dat u alles wat er tijdens uw event gebeurt kan analyseren en daar conclusies uit kan trekken om de volgende meetings steeds te verbeteren én uw budget te optimaliseren.

Wat vonden de deelnemers van uw product, spreker of presentatie?
Welke deelnemers hadden welke interesses?
Welke workshops vielen het beste in de smaak?
En nu we het toch over smaak hebben: wat vond uw publiek van uw catering? De koffie?
Wie luisterde naar welke taal? Heeft u voor die taal waar bijna niemand naar luisterde wel nog tolken nodig in de toekomst?
…

U heeft het begrepen: technology is here to stay.

De volgende revolutie staat al voor de deur en die is én groen én gebaseerd op meer automatisering en meer virtualiteit.

De groene golf

De zogeheten green events zijn de toekomst, want uw publiek en uw klant willen hun ecologische voetafdruk verminderen.oe kan dit nou beter dan online deel te nemen aan een sessie?

Dit bewustwordingsproces zal zich alleen nog meer doorzetten in de toekomst.

En stelt u zich eens voor welke andere winsten kunnen worden geboekt wanneer u minder technische crew, catering, tolken, etc. tijdens uw meeting of event nodig heeft.

Automatisering en virtualiteit

Time is money zeggen de Amerikanen en dus zal de meeting planner in de toekomst eisen dat alles zo snel en zo efficiënt mogelijk verloopt.

Elke vraag zal zo snel mogelijk beantwoord moeten worden en alles wat men nodig heeft mag liefst niet meer dan 1 klik verwijderd zijn.

De winnaars zullen diegenen zijn die klanten zoveel mogelijk werk uit de hand nemen én die hen de meest vlotte ervaring kunnen bieden. Geen klant wil nog weten hoe alle kleine details eruit zien, zolang alles maar werkt.

Tenslotte wordt de toekomst nog virtueler en zelfs in die mate dat de grens tussen de werkelijkheid en het virtuele zal vervagen. Er zijn tal van experimenten aan de gang waarbij deelnemers én online én face-to-face kunnen vergaderen.

En dat heeft alles te maken met virtuele realiteit. U “ontmoet” de andere persoon “echt” zonder uw kantoor te verlaten. Is dat online? Is dat face-to-face? Het is beide en niets van beide.

Sciencefiction?

Wees daar maar niet zo zeker van. Grote bedrijven en organisaties hebben al tal van events in “second life” georganiseerd.

Meer info kunt u hier vinden : https://www.connect.secondlife.com/

De toekomst voor de meeting planner is dus nog vol verrassingen en er staan hem of haar nog zeer veel uitdagingen te wachten. En ik blijf dan zitten met de prangende vraag: wat is echt belangrijk bij menselijke interactie?

Misschien meer dan we vandaag kunnen vermoeden… of is het minder? Of nog iets anders?

Case study: Total

Voor één van onze klanten in de petrochemie sector, namelijk Total, mochten we in 2019 reeds tolken, AV-materiaal en project management voorzien voor meer dan 70 live meetings in 10 verschillende steden.

Omwille van Covid-19 werd Total gedwongen om de reeds geplande live meetings te annuleren. Reisverbod en tal van gezondheids- en veiligheidsredenen maakten het onmogelijk om elkaar face-to-face te ontmoeten. Helaas zou het annuleren van deze live meetings rampzalig geweest zijn voor hen. Ze contacteerden ons, op zoek naar advies over hoe ze hun communicatie gaande konden houden.

Vervolgens hebben we een reeks van 18 meertalige online meetings opgezet om zo de onderhandelingen in 6 talen te laten doorgaan. In deze setting volgde elke deelnemer de vergadering van thuis via een laptop of tablet.

In de toekomst zal Total, afhankelijk van de gezondheids- en veiligheidsbeperkingen, indien nodig online blijven vergaderen. Hun jaarlijkse EOR-vergadering vond eerder dit jaar plaats als een hybride event. Zo konden ze de vergadering live plannen, maar hadden ze een back-up plan voor de deelnemers die niet mochten reizen.

We gebruikten zowel ons technische materiaal als de geïnstalleerde apparatuur van Total om de budgetten te optimaliseren. Voorafgaand aan de meeting volgde een reeks (succesvolle) testen samen met hun IT-afdeling, dit om een probleemloze ervaring te garanderen.

Reeds vertrouwd door...

"De live, online en hybride vergaderoplossingen van Presence, met simultaanvertaling in 6 talen, hebben ons de flexibiliteit gegeven die we nodig hadden in het kader van de steeds veranderende reisbeperkingen als gevolg van de Corona crisis. De flexibiliteit van het reactieve en behulpzame team van Presence om snel van de ene naar de andere oplossing over te schakelen, heeft bijgedragen aan het succes van onze vergaderingen."

Julie Decorse, Total SE