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Sie suchen nach einem dynamischen Koordinator für Ihr nächstes Meeting oder Unternehmensevent? Sie möchten Ihr Vor-Ort-Management einem Spezialisten in diesem Bereich anvertrauen? Da möchte sich Presence Group als Kandidat für Ihr nationales oder internationales Meeting empfehlen! Am liebsten übernehmen wir die Rolle eines Vor-Ort-Koordinators oder „SPOC“s. Als zentraler Ansprechpartner übernehmen wir am Meeting- oder Eventort gern eine zentrale Rolle.
Wir behalten alle Details Ihres Meetings genau im Auge. Das Management von Absprachen und Planungen liegt uns im Blut. Dank klarer und präziser Kommunikation mit Ihnen, Techniker*innen, Dolmetscher*innen, Hotels, Restaurants, Taxiunternehmen und anderen Eventpartnern bleibt nur wenig Raum für Missverständnisse oder unvorhersehbare Umstände. Und wenn es doch einmal dazu kommt? Kein Problem! Wir lassen uns so schnell nicht aus der Ruhe bringen. Presence Group ist stets lösungsorientiert! So gewährleisten wir eine ausgezeichnete Meeting- und Eventorganisation und einen Fünfsterne-Service – nicht nur für Sie als Organisator, sondern auch für alle Ihre Gäste.
Entdecken Sie unsere vielseitige technische Zusatzausstattung
Dolmetscherkabine
Die Dolmetscherkabinen von Presence sind ISO-zertifiziert, schalldicht und bieten ideale Arbeitsbedingungen für zwei Dolmetscher. Die Dolmetscher hören das Gesagte klar und direkt über ihre Headsets und übersetzen über eine Spezialkonsole mit Mikrofon. Da sich die Kabine oft im hinteren Bereich eines Raumes befindet, haben die Dolmetscher gute Sicht auf die Teilnehmer, ohne sie dabei zu stören.
Headsets und Infrarot-Empfänger
Zu Beginn von Live-Konferenzen und -Events erhält das Publikum jeweils ein Headset und einen Infrarot-Empfänger. Jeder Teilnehmer stellt den richtigen Kanal ein und erhält so die entsprechende Übersetzung über sein Headset. Auf der Suche nach einer Alternative? Dann entscheiden Sie sich für einen effizienten Ansatz. Dabei können die Teilnehmer statt Infrarot-Empfängern ihre eigenen Smartphones nutzen. Praktisch!
Tischmikrofone und Headsets
Podiumssitzungen, Rundtischgespräche, U-förmig angeordnete Meetings, ... Live-Konferenzen mit vielen Interaktionen erfordern starken technischen Support. Presence stattet jeden Teilnehmer mit einem Tischmikrofon mit Headset und dynamischen Übersetzungstools aus, mit deren Hilfe Gespräche und Diskussionen reibungslos verlaufen.
Tourführer-Sets
Das Tourführer-Set (auch Flüsterset oder Flüsterkoffer genannt) eignet sich ideal für kompakte Gruppen mit einer begrenzten Anzahl Sprachen. Dieser tragbare Koffer enthält eine auf die Anzahl der Zuhörer abgestimmte Zahl Empfänger, Headsets und Mikrofone. Der Dolmetscher flüstert in das Mikrofon, und die Teilnehmer verfolgen die Übersetzung anhand eines Kopfhörers über Radiofrequenzen. Einfach und kostengünstig!
Periphergeräte
Neben Kabinen und Headsets kümmert Presence sich auch um die kompletten Rahmenbedingungen Ihrer mehrsprachigen Live-Konferenz. Audioanlagen, Mikrofone, Bildschirme, Laptops, Tablets, ... Wir haben alles im Haus, um eine komplette Anlage zu erstellen. Weniger Papier, mehr auf dem Bildschirm? Unser technischer Support wird in immer größerem Maße auf digitalem Wege durchgeführt, was günstige Auswirkungen auf Ihren ökologischen Fußabdruck hat.
Der Techniker
Ihre Live-Konferenz in erfahrenen Händen, von der ersten Probe bis hin zum endgültigen Abbau? Presence stellt einen Techniker, der die Installation rechtzeitig aufbaut, genau testet und wo erforderlich, justiert. Auch während der Konferenz ist unser Experte permanent zur Stelle, sodass Ihr Event reibungslos und einwandfrei verläuft.
Die Eigenschaften eines Hybrid-Meetings
- Es handelt sich um eine Kombination aus zugeschalteten und „Live“-Teilnehmern, Referenten und Sitzungen
- Nutzung eigener Geräte mit „Live-Hardware“ vor Ort
- Technische Unterstützung, Sitzungsunterstützung und Moderation, sowohl vor Ort als auch in zugeschalteter Form
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Wie funktioniert ein Hybrid-Meeting?
Es kann nicht jeder persönlich an Ihrem Meeting teilnehmen? Wir haben eine Lösung dafür. Einige Ihrer Teilnehmer können sich zum Beispiel in einem Konferenzraum versammeln, während andere Teilnehmer das Meeting per Fernzugriff verfolgen.
Unser Techniker wird vor Ort sein, um die Hardware-Ausrüstung (wie Kameras, Mikrofone, Headsets) einzurichten und die notwendigen Systeme zu testen. Während des Hybrid-Meetings, überträgt er die Ton- und Video-Feeds in Echtzeit an die Dolmetscher. Dadurch ist gewährleistet, dass alle Teilnehmer die Verdolmetschung live und in Echtzeit erhalten.
Während Ihres Hybrid-Meetings kann Simultandolmetschen erforderlich sein, wobei die Dolmetscher aus der Ferne arbeiten können. Sie erhalten den Ton in Echtzeit über unsere technische Lösung und Hardware-Ausstattung und können die Teilnehmer mit Dolmetschern versorgen.
Der Presence-Koordinator wird ihr Ansprechpartner für alles (SPOC). Da dieser Koordinator in direktem Kontakt mit Ihnen, dem Techniker und den Dolmetschern steht, ist er stets über den Status jedes Projekts informiert und kann bei Bedarf sofort Änderungen an den Anfragen vornehmen.
Ein Online-Moderator erleichtert die Kommunikation zwischen Online- und zugeschalteten Teilnehmern. Er oder sie sorgt dafür, dass Ihr Hybrid-Meeting reibungslos abläuft.
Dank des hybriden Aufbaus hat der Protokollführer die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, da er/sie die Sitzung über unsere Streaming-Lösungen verfolgen kann.
Steht bei Ihnen ein Hybrid-Meeting an?
Was sind die häufigsten Probleme bei Hybrid-Meetings?
Nach der COVID-Pandemie stehen Unternehmen vor einer neuen Herausforderung: Hybrid-Meetings und -Veranstaltungen. Aber bevor Sie sich Hals über Kopf hineinstürzen, lassen Sie uns von den 5 häufigsten Problemen lernen, mit denen Unternehmen nicht immer rechnen.
- Technische Anforderungen
Die Verbindung mit bestehenden Systemen/Ausrüstungen muss getestet werden, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. Eine stabile, zweckgebundene Internetverbindung ist erforderlich, um sicherzustellen, dass Ihre zugeschalteten Teilnehmer, Referenten, Dolmetscher und anderen Beteiligten das Hybrid-Meeting reibungslos verfolgen können.
- Technisch versierte, zugeschaltete Teilnehmer
Stellen Sie sicher, dass alle gut vorbereitet sind. Stellen Sie ihnen ein Handbuch oder Anleitungen zur Verfügung, wie sie sich einwählen und die Plattform nutzen können.
- Meeting-Etikette
Wenn Sie an einem Online-Meeting teilnehmen, ist es wichtig, einige grundlegende Umgangsformen zu beachten, genau wie bei einem Live-Meeting. Es gibt einige Dinge, auf die man achten muss.
- Rechtliche Anforderungen erfüllen
Wie steht es um den Datenschutz? Werden Firewall-Probleme im Vorfeld behandelt? Erlaubt Ihnen Ihr Unternehmen, die Anwendung herunterzuladen oder mit Chrome zu arbeiten?
- Unterschiedliche Erwartungen/Erfahrungen
Vergessen Sie nicht, dass die Menschen vor Ort und online unterschiedliche Erwartungen und Erfahrungen haben. Small-Talk in der Kaffee-Ecke oder am Laptop ist nicht gleichzusetzen.
Lassen Sie sich nicht von der Komplexität abschrecken. Wir stellen sicher, dass Sie nichts vergessen!
Die Konfiguration eines virtuellen Meetings
Eine virtuelle Plattform, einen Computer oder ein Smartphone und Internet. Das ist alles, was Sie brauchen, um eine virtuelle Meeting durchzuführen!
Eine virtuelle Veranstaltung läuft mit Hilfe einer Browseranwendung oder einer App, die Sie auf Ihren Computer oder Ihr Smartphone herunterladen können. Über diese Online-Veranstaltungssoftware können die Teilnehmer miteinander interagieren und das Meeting von zu Hause aus verfolgen.
Bei Ihrer virtuellen Veranstaltung kann Simultandolmetschen erforderlich sein, und in diesem Fall müssen die Dolmetscher nicht vor Ort sein, sondern können aus der Ferne arbeiten. Mit Hilfe unserer technischen Lösung erhalten sie den Ton in Echtzeit und können die Teilnehmer mit Dolmetschleistungen versorgen.
Genau wie die Dolmetscher kann auch ein Online-Techniker während Ihrer virtuellen Veranstaltung eingesetzt werden. Er oder sie wird vor und während der Veranstaltung anwesend sein, um die erforderlichen Systeme einzurichten, anzuschließen und zu testen. Auch während der Online-Veranstaltung wird der Techniker alles überwachen, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung reibungslos verläuft.
Ein Online-Moderator erleichtert die Kommunikation zwischen den Online-Teilnehmern. Er oder sie sorgt dafür, dass Ihre virtuelle Veranstaltung reibungslos abläuft.
Während der Online-Veranstaltungen können auch Niederschriften gemacht werden. Wir können dafür sorgen, dass der Protokollführer die Möglichkeit hat, von zu Hause aus zu arbeiten, da er/sie die Veranstaltung über unsere Streaming-Lösungen verfolgen kann.
Steht bei Ihnen eine Online-Veranstaltung an?
Was erwarten Sie während Ihres Online-Meetings?
Heutzutage ist bei virtuellen oder Online-Meetings vieles möglich. Stellen Sie sicher, dass Sie die perfekte Plattform für interaktive Veranstaltungen wählen (wie ZOOM, InEvent, VoiceBoxer, KUDO, Teams, ...).
Suchen Sie nach einer Übersicht über die verschiedenen Funktionen, die unsere Plattformen für Ihre virtuelle Veranstaltung bieten? Entscheiden Sie mit Hilfe unserer praktischen Checkliste, welche Funktionen Ihr Meeting oder Ihre Veranstaltung umfassen sollte! Je nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen beraten wir Sie gerne, welche virtuelle Plattform am besten geeignet ist!
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Presence Group: Ihr erfahrener Meeting- und Eventkoordinator
Presence Group kann mehr als 20 Jahre einschlägige Praxiserfahrung im Eventmanagement vor Ort vorweisen. Wir managen professionelle nationale und internationale Meetings und Events bis ins kleinste Detail, für zahlreiche viel beschäftigte Unternehmen. Als zentraler Ansprechpartner sorgen wir für einen reibungslosen Verlauf, sind stets über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden und stellen uns jeder Frage, ob klein oder groß. Überlassen Sie uns Ihr Meeting oder Event, und konzentrieren Sie sich in aller Ruhe auf Ihre geschäftlichen Kontakte!
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